Drie organiseren, twee betalen

Vorige week kreeg ik een opmerkelijk persbericht onder ogen, dat zo begon:
‘Alle goede dingen komen in drie zeggen ze’. Congrex Zweden neemt dit oude gezegde serieus en kondigde aan dat het de exclusieve leverancier van drie prestigieuze medische congressen is die in 2013 in het Zweedse Uppsala gehouden worden.

Op zich geen nieuws waar de Nederlandse congresbranche wakker van ligt, of toch wel?
Toen ik het persbericht wat verder bestudeerde bleek er meer aan de hand. Congrex produceert niet alleen de drie congressen, maar heeft er tevens voor gezorgd dat ze aansluitend aan elkaar plaatsvinden. Een actie die alle drie de betrokken organisaties veel voordeel oplevert.

De congressen die het betreft zijn de Zweedse nationale congresssen Radiologie Week, Chirurgie Week en Orthopedische Chirurgie Week, gezamenlijk goed voor zo’n 6000 deelnemers. Het is de eerste keer dat deze bijeenkomsten achter elkaar zullen plaatsvinden op één plaats. Voorheen vonden de congressen in verschillende steden en verschillende perioden van het jaar plaats.

Je kunt je direct indenken dat een dergelijke planning vele voordelen moet hebben voor alle organisaties.
Volledige technische installaties en podiuminrichting kunnen één keer opgebouwd worden en drie weken lang gebruikt. Elk congres hoeft het alleen maar verder ‘op smaak’ te maken dat het bij de eigen uitstraling past. Ook wordt er naast het congrescentrum een grote tent gebouwd voor het beursgedeelte van de congressen. Stel je de besparing eens voor ten opzichte van drie keer een tent bouwen. En een goed internet-infrastructuur voor een dergelijk congres is ook niet goedkoop, dus één keer neerleggen in plaats van drie keer is een aantrekkelijke optie. Om nog maar niet te praten over de inkoopkracht voor het volume aan hotelkamers, de catering, de social events en ga zo maar door.
Aan de andere kant biedt het de congreslocatie, hotels en vele toeleveranciers ook een aantrekkelijk perspectief. Zij weten zich verzekerd van drie weken business met een omzet die ook zij kunnen realiseren met veel minder op- en afbouwinzet.

De keerzijde van de medaille
Er moet haast wel een addertje onder het gras zitten, want het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Zo moet de organisator wel de capaciteit hebben om drie van zulke congressen back-to-back te kunnen handlen. Congrex kan een tijdelijk kantoor opzetten en dat gedurende een aantal weken op locatie bemensen, maar niet iedere pco zal daartoe in staat zijn.
En als je een dergelijke move wil opzetten, zal het een hele kluif zijn om drie weken lang bijna een hele stad te kunnen claimen. Het zal dus jaren van voorbereiding vragen om grote congressen bij elkaar te kunnen huisvesten.
Maar verder zie ik niet zoveel nadelen, zolang de deelnemers maar niet uit dezelfde doelgroep afkomstig zijn. Er zullen niet veel mensen zijn die op twee of drie weken ‘congres’ zitten te wachten, en zeker niet als deze in dezelfde plaats zijn en ze het risico lopen drie maal hetzelfde social event voorgeschoteld te krijgen.

Waarom dan niet vaker?
De grote vraag die bij mij bij het lezen van het bericht opkwam is dan natuurlijk waarom dit niet veel vaker gebeurt? Willen we met z’n allen niet efficiënt zijn en besparingen realiseren, of zitten er toch meer technische of andersoortige beperkingen in de weg?
Of zouden we gewoon niet weten waar te beginnen? Op die vraag heb ik wel een antwoord: Ga netwerken! Leer collega-organisatoren kennen bij vakverenigingen, netwerk- en businessclubs en  ga er eens over in gesprek. Of leg de vraag eens neer bij de accommodatie waar je gaat boeken.

Ik ben benieuwd naar jouw gedachten. Wil je ze delen, laat het me weten via twitter @congreswereld of mail naar redactie@congreswereld.nl

Nico Meyer, CMM

Nico Meyer, CMM is Managing Director van MeetingMonitor en Qmatters. Hij is initiatiefnemer van Congreswereld.nl, de online vakinformatiebron voor meeting professionals door meeting professionals, waar hij tot eind 2013 ook hoofdredacteur was. Vanuit meer dan 20 jaar ervaring in de hospitality en congresbranche ontwikkelde een passie voor alles wat met congressen te maken heeft. Zijn missie: Betere congressen en events mét toegevoegde waarde! More

Plaats een Reactie

*
* (niet zichtbaar)

*