Regelmatig verschijnen artikelen en lijstjes met trends die impact hebben op meetings en congressen. Bij veel van die trends zal je direct herkenning hebben, maar wat betekenen ze concreet voor jouw bijeenkomsten?
Korte leadtijden horen er gewoon bij
Een nieuw ‘gegeven’ is de beperkte tijd waarin meetings georganiseerd moeten worden. Om snel te kunnen schakelen als er weer zo’n last minute aanvraag is kan je gebruik maken van handige tools als online locatie zoeksites, rfp-tools of veilingsites. Maak bij je uitvraag onderscheid tussen een aantal vaste en goed vergelijkbare basisitems (zoals koffie/8-uurs arrangement/beamer) en creatieve invulling.
Technologie kan jou en je deelnemers helpen
Technologie is een essentieel hulpmiddel geworden bij het promoten, consumeren en meten van bijeenkomsten. Basisvoorwaarde is een goed werkende internetverbinding. De gemiddelde deelnemer heeft 2 tot 3 apparaten gelijktijdig in gebruik. De capaciteit van het netwerk moet afgestemd zijn op zowel het aantal apparaten als de soort gebruik. En denk ook aan voldoende oplaadpunten.
De badge kan zoveel meer zijn dan alleen dat papiertje met je naam er op. Slimme en van technologie voorziene badges helpen deelnemers met elkaar in contact te komen, gegevens soms zelfs direct uit te wisselen en registreren voor jou wie aan welke sessies deelneemt, naast nog veel meer nuttige data. Maar technologie kan ook jouw eigen werk een stuk gemakkelijker maken. Naast de RFP-tools en de zoek/veilingsites, kan ook je registratie volledig online evenals de gehele planning van je evenement. Geen dikke ordners meer meesjouwen, maar alles op je laptop of tablet!
Hybride meetings en events
Content live streamen of ‘on demand’ beschikbaar maken helpt om meer deelnemers te betrekken bij je event, additionele inkomsten te genereren en de levensduur van de bijeenkomst te verlengen. Technieken worden steeds betaalbaarder, maar bedank ook dat investeren in het goed faciliteren van deelnemers op afstand (met bijvoorbeeld een eigen moderator, op maat gemaakt programma met invulling voor oa. pauzemomenten) minstens zo belangrijk is als de techniek zelf.
Social Media = delen & verlengen van de congreservaring
Social media bieden een uitgelezen mogelijkheid om al ver van te voren je bijeenkomst te promoten bij potentiële deelnemers en tot ver na de bijeenkomst informatie te delen en de dialoog voort te zetten.
Maar heb je ook al eens aan sociale media gedacht aan het vergaren van suggesties voor sprekers en onderwerpen, het delen van wie er allemaal komen en het polsen van de verwachtingen van potentiële deelnemers? En wat dacht je van het delen van de indrukken van het congres via bijvoorbeeld Storify, Slideshare, YouTube of Pinterest? Via de netwerken van de deelnemers wordt je bereik ook nog eens enorm vergroot.
Focus op kwaliteit & Toegevoegde Waarde
Potentiele deelnemers maken kritische afwegingen: Kunnen zij verantwoorden om aan jouw event deel te nemen, zijn sprekers en sessies van een kwalitatief hoog gehalte, is de inhoud relevant genoeg en zijn er goede netwerkmogelijkheden? Maak in je aankondigingen goed duidelijk wat de toegevoegde waarde van jouw bijeenkomst voor hen is en zorg ook dat die verwachtingen waargemaakt worden.
Help je (interne) opdrachtgever bij het aantonen van behaalde doelstellingen en effecten van de meeting. Maar ook je deelnemers kan je helpen om inzicht in het rendement van hun eigen deelname te krijgen, bijvoorbeeld via een paar gerichte vragen in de evaluatie over (uitgekomen) verwachtingen, opgedane contacten en toegenomen kennis/vaardigheden.
Tot slot
Wat je ook doet en hoe je je meeting ook invult, bedenk altijd dat de meeting nooit het doel is, maar alleen het middel om je doelen te behalen!
