MPI, Genootschap voor Eventmanagers en partners verzorgen veelzijdige event nabeschouwing
We hebben er in Nederland een handje van om vooral lang door te praten over wat geweest is. Of het nu door onze poldermodelcultuur komt, of omdat we bij elke sportwedstrijd ruim 16 miljoen coaches/experts lijken te hebben weet ik niet. Maar meestal zijn de nabeschouwingen niet veel meer dan oeverloos napraten en herhalen (omdat iedereen toch vooral iets gezegd wil hebben).
Dat het ook anders kan bleek woensdag 16 april tijdens de ‘nabeschouwing’ van NSS 2014, georganiseerd door vakorganisaties Meeting Professionals International (MPI) en het Genootschap voor Eventmanagers. Ruim 300 event professionals zaten ruim 2,5 uur lang uiterst geboeid te luisteren naar hoe bijna 20 betrokken partners vertelden over hun ervaringen tijdens de top.
Het behoeft weinig twijfel dat Nucleaire Top (Nuclear Security Summit 2014) een van de meest besproken onderwerpen was van de afgelopen anderhalve maand. De media berichtten volop over het grootste politieke event van Nederland en op twitter schoten de berichten met hashtag #NSS2014 zo snel voorbij, dat het gewoon niet meer te volgen was.
En achteraf is iedereen blij, want de publiciteitswaarde voor Nederland, Den Haag en alle betrokken partners is ongekend, het event is een juweeltje qua vlekkeloze organisatie en veiligheid en er zijn behoorlijke slagen gemaakt om de wereld een beetje veiliger te maken. Wat wil je nog meer?
MPI Nederland en het Genootschap voor Eventmanagers hadden goed ingeschat dat er wel eens veel vakgenoten geïnteresseerd zouden kunnen zijn om meer ins en outs te horen van dit bijzondere evenement. Wat is er uit te leren, dat toepasbaar is in ieders eigen evenementen? Wat zijn de tips en valkuilen? En natuurlijk hoopten we ook op wat ‘juicy details’ over de wereldleiders.
Even wereldleider voelen
De deelnemers werden – aangekomen bij het World Forum – net als de wereldleiders over de oranje loper geleid naar de tijdelijke ingang aan de zijkant van het gebouw. Hier volgden – letterlijk in de voetsporen van Obama, Merkel, Rutte en de andere wereldleiders – de traptreden naar de ontvangst. Met dezelfde hapjes die tijdens de NSS geserveerd werden, gepresenteerd op het zelfde servies, waanden de event professionals zich heel even tussen al die NSS-kopstukken.
De zaal gebruikt voor het ‘informeel overleg’ vormde het decor voor een gevarieerde toelichting van betrokkenen en toelevanciers op hun bijdrage en beleving van de NSS. Op het toneel een overleg tafel (DWDD-stijl) met de stoelen van de wereldleiders, evenals de informele fauteuils waar eerder de billen van Obama en Merkel hun indruk achtergelaten hebben. Met alle sprekers en deze setting kon lekker afgewisseld worden in presentatiestijl – de presentatie was in handen van Roderik van Grieken van het Debat Instituut – en kregen de aanwezigen een mooi totaalbeeld van de NSS.
Opschalende organisatie
Marc Gerritsen van het ministerie van Buitenlandse Zaken was onderdeel van het projectteam dat vanaf het eerste moment (ruim 2 jaar geleden) verantwoordelijk was voor de organisatie van de top.
Ondanks de eer om een dergelijk event te mogen organiseren is er nog wel goed nagedacht alvorens ‘ja’ te zeggen. Gerritsen vertelt over de impact die het evenement in positieve – maar als het mis gaat ook in negatieve – zin kan hebben, over het visitekaartje voor Nederland, de promotionele waarde en de kans om een optimale samenwerking te laten zijn.
In tegenstelling tot veel grote congressen, was er geen sprake van een bidprocedure, een dergelijk congres wordt alleen maar gegund aan landen die aangetoond hebben met een dergelijke verantwoordelijkheid om te kunnen gaan.
Vanaf het begin is er een scheiding geweest tussen het inhoudelijke traject (waar de onderhandelaars verantwoordelijk voor zijn) en de logistieke organisatie. Het organisatorische team startte met 6 mensen en werd naarmate de uitvoering dichterbij kwam opgeschaald naar zo’n 50 mensen. Onderliggende teams (zoals delegation liaisons, media liaisons, hosts en hostessen) vormen nog eens enkele honderden mensen, die zoveel mogelijk vanuit de eigen organisatie geworven werden, vanwege de specifieke expertise die voor veel taken nodig was. Waar eigen expertise ontbrak, werd hulp extern gezocht. Met het opschalen van de teams, werd ook de hiërarchie strakker, om te zorgen dat communicatie helder en effectief kon verlopen.
De grote politieke belangen maken dat er veel over schouders meegekeken werd en culturele verschillen werden daarbij zeer duidelijk. Waar Nederlanders vertrouwen op een goede planning en voorbereiding en hun improvisatietalent bij de uitvoering, willen bijvoorbeeld Japanners elk mogelijk scenario helemaal uitgewerkt zien. Ook worden (veiligheids-)wensen, omvang van de delegatie, protocollen en privileges nauwkeurig besproken, om iedereen te vriend te kunnen houden en gezichtsverlies voor onderhandelaars te kunnen voorkomen. Dat status belangrijk is, bleek wel uit het voorbeeld dat alleen de delegaties van de VS en China een ambulance in het gevolg hadden meerijden.
Marc Gerritsens meest stressvolle momenten waren die waar het nog net goed ging, zoals de net iets te late binnenkomst van Merkel in de op dat moment al verduisterde zaal voor de opening. Diezelfde opening was gelijktijdig ook een van de mooiste momenten, alles klopte en kwam daar bij elkaar. Voor Gerritsen waren de trotse reacties van de buurtbewoners – die de dinsdagavond met 2000 man een kijkje mochten nemen in het World Forum – hét moment dat hem deed beseffen wat voor bijzonders er succesvol neergezet was.
Allemaal lachend op de foto dankzij protocol
Dat protocol een belangrijk element is bleek niet alleen uit het verhaal van Marc Gerritsen. Jean-Paul Wijers van het Protocolbureau legde uit hoe protocol (ooit vastgelegd in het Verdrag van Wenen) uitkomst biedt om alle belangen te respecteren. Aan de hand van de ‘groepsfoto’ demonstreerde hij hoe bepaald werd wie waar komt te staan (staatshoofden, vicepresidenten, ministers en hoofden van international organisaties) en hoe onze premier Rutte als gastheer de midvoor-positie tussen Obama (de ‘belangrijkste’) en de Zuid-Koreaanse president Park Geun-Hye (de gastgever van de vorige NSS-top) mocht innemen.
Foto: Rijksoverheid.nl
Meeting planner ‘er in gerold’ in sleutelrol
Voor het ‘oefenen’ van de bovengenoemde foto was het Pieter Schure van Pino Producties, die voorstelde hiervoor een 60-tal gepensioneerde ambassadeurs uit te nodigen. Zij weten vanuit hun achtergrond hoe het werkt. Het leverde een win-win op: Voor de oud-ambassadeurs een reünie en voor het projectteam een uitgelezen kans om te oefenen.
Schure is overigens een van de weinige ‘externe’ meeting professionals die een bijzondere rol mocht vervullen in het hart van de organisatie. Wat begon als een ad-hoc advies over locaties mondde voor hem uit in een stevige rol in het projectteam vanaf de laatste twee maanden. Hij deed uitgebreid verslag van zijn ervaringen en de uitdagingen. Zo is het voor een event professional die gewend is alle touwtjes in handen te hebben, best lastig om nu te werken met partijen die je niet geheel onder controle hebt. Zo was veiligheid leidend en zou wanneer nodig zomaar de goed bedachte plannen kunnen overrulen. Een anekdote waar nu om gelachen kan worden, maar die op het moment zelf heel anders had kunnen aflopen, was de medewerker die met een ‘getrokken’ stanleymes aan kwam lopen om een stukje tapijt bij te snijden, precies op het moment dat onverwachts een delegatieleider dezelfde doorgang wilde passeren. We hebben weinig voorstellingsvermogen nodig om de strekking van de beveiligingsinstructies te raden: ‘eerst het gevaar neutraliseren, dan pas vragen stellen’…….
A modern twist to Dutch design
De avond vol spannende verhalen ging nog even door, toen de partijen verantwoordelijk voor de locatie, aankleding en techniek aan tafel kwamen.
Michiel Middendorf (World Forum) keek met veel tevredenheid terug op een geslaagd event, maar vooral ook op de unieke ‘samenwerking met de buren’ (zowel publieke als private partijen) om het geheel te realiseren. Een sterke learning curve waarin alles mogelijk bleek – van tijdelijke ingangen tot wegafsluitingen – dankzij goede samenwerking.
Veel trots sprak uit de woorden van Gerben van Raai (Fraai Projecten), die met behulp van oude en nieuwe Hollandse iconen zijn ‘droomopdracht’ mocht realiseren. Zo zaten in de aankleding oa. Delfts Blauw, Tulpen, het Rietveldstoeltje, maar ook beelden van Epke Zonderland verwerkt.
Voor Marco van Ringelesteijn (Jacot Audiovisueel) was ‘redundant’ het woord van de NSS. Niet alleen leverden zij het unieke en zeer veelzijdige discussiesysteem – naast vele andere audiovisuele diensten – maar eigenlijk leverden ze twee tot drie systemen. De eisen voor continue dienstverlening waren zo hoog dat alle systemen twee/driedubbel aangelegd waren, zodat in een oogwenk overgeschakeld kon worden bij problemen. Het moderne Bosch-systeem (geschikt voor discussie, stemmen, documenten en zelfs filmpjes bekijken) voldeed echter uitstekend en was daarmee weer een mooi Hollands promotieplaatje.
Voor Fred Bourgonje (Bourgonje) was er nog een hele andere uitdaging weggelegd, in de hoeveelheid aan locaties waar zij audiovisuele diensten moesten leveren. Naast het World Forum waren en op meer dan ene dozijn andere locaties ruimten ingericht voor grote en kleine bilaterale overleggen. En zo kon het gebeuren dat op het laatste moment nog even een extra opdracht binnenkwam: Of ze ook nog even de techniek voor de ingelaste G7-top in het Catshuis wilden verzorgen. Maar vanwege efficiënte planning was die locatie tot een paar uur ervoor nog in gebruik….
Fotos: ©NSS
Hospitality centraal
Het hield niet op met boeiende en inspirerende verhalen. Cateraar Van der Linde had naast het ‘aantoonbare’ bewijs tijdens ontvangst (en later ook bij de borrel) ook nog mooie ins en outs in petto voor de aanwezigen. Daarnaast vormden – na de leveranciers voor personeel en personeelsbegeleiding (Verwiel & Wijngaard en Kronenburg) – de hoteliers voor een stemmige afsluiting. Of het nu om delegatiekamers (Novotel), media centrum (Bel Air) of delegaties (Crowne Plaza en Grand Hotel Huis ter Duin) ging, de hoteliers hadden de lachers regelmatig op hun hand met grappige anekdotes en boeiende verhalen. Maar zoals het goede gastheren betaamt, bleven ten aanzien van de echte ‘smeuïge details’ de lippen stijf op elkaar.
Ministerie voor Toerisme
Het slotpleidooi van de avond was toch wel voor Stephan Stokkermans (dat in zijn Noordwijkse Huis ter Duin Obama met zijn delegatie te gast had). Met al die publiciteit en impact van evenementen als de NSS, zou meer focus van de overheid een goede zaak zijn. Hij deed een oproep aan de politiek om toch vooral een Ministerie van Toerisme in het leven te roepen.
© Dit artikel is geschreven als gastbijdrage voor CongresWereld
