Een voorkeur voor keurmerken? (deel 2)

Keurmerken en kwaliteitslabels, welke organisatie of product heeft er tegenwoordig niet minstens één op de verpakking of deur prijken? Er is bijna overal wel een label voor, van webwinkel tot zelfs kattenbakvulling. Ook voor hotel- en vergaderaccommodaties kennen we diverse keurmerken en certificeringen.

Deel II: Hoe bepaal je het niveau en de kwaliteit van een locatie of leverancier
Als je een meeting of event gaat organiseren zijn er verschillende manieren om je te oriënteren op het voorzieningen/luxeniveau en de kwaliteit van een accommodatie of toeleverancier.

Hotelsterren
De bekendste classificatie voor (logies-)accommodaties is De Nationale Hotel Classificatie (NHC). Een systeem van 1 t/m 5 sterren geeft aan welk voorzieningenniveau je in een bepaald hotel mag verwachten. Wereldwijd zie je hotels aangeduid met sterren. Drie sterren is overal natuurlijk ‘gemiddeld’ en vijf sterren het meest ‘luxe’, maar door het ontbreken van een uniforme standaard is de betekenis van wat dat dan inhoudt anders. In Nederland zijn de sterren gebaseerd op verplichte basisvoorzieningen, aangevuld met keuzenormen. Er zijn harde criteria (zoals het minimale aantal m²) en zachte (zoals 24-uurs roomservice). Het systeem met keuzenormen garandeert de gast of boeker een bepaalde standaard, maar stelt elk hotel ook in staat het servicepakket optimaal af te stemmen op hun doelgroep.
Kijk hier voor de vaste en variabele criteria van de Hotelsterren.

Vergaderhamers
Voor vergaderaccommodaties kennen we een vergelijkbaar systeem van ‘vergaderhamers’, waarbij het niveau van de accommodatie met 1 t/m 5 hamers aangeduid wordt. In 1996 begonnen als een erkenningsregeling (de accommodatie was wel of niet erkend), leidde de behoefte aan verdere specificering tot de huidige hamerindeling. Deze biedt een boeker een goede indicatie van welk product- en serviceniveau verwacht mag worden. Sinds dit najaar wordt ook hier de beoordeling op basis van verplichte en optionele punten gedaan.
De accommodaties worden beoordeeld op zaken als capaciteit, bereikbaarheid, inrichting, uitstraling en voorzieningen (algemeen en zalen). Ook zaken als klimaat, licht en geluid en natuurlijk het eten en drinken komen aan bod. Naast technische en operationele aspecten wordt ook onderzocht hoe bedrijven omgaan met aspecten als informatie, kwaliteit en service.
Alle geclassificeerde accommodaties zijn terug te vinden op www.vergaderhamer.nl en via diverse zoeksites kan ook op het aantal hamers gefilterd worden. Een uitgebreid schematisch overzicht van eisen is hier te downloaden.

Erkende Congresorganisatiebureaus
Ook bij het selecteren van een congresorganisatiebureau kan je hulp vinden in een certificering. In Nederland kennen we de regeling van de Erkende Congresbureaus, waarbij erkende bedrijven een kwaliteitstoets ondergaan hebben, die een organisator borgen geeft voor kwaliteit, werkwijze en continuïteit. Meer over deze regeling is te vinden op: www.vergaderhamer.nl/

Toeleveranciers gelabeld
Er zijn er nog veel meer regelingen en keurmerken, die een organisator behulpzaam kunnen zijn bij het kiezen van de juiste kwaliteitspartner. Zo kunnen je brochures en badges van FSC-gekeurd papier geleverd worden, kunnen veel producten op het buffet Fairtrade, EKO, Bio of Demeter zijn, kan je vervoer met een Erkend Touringcarbedrijf geregeld worden en kan je beveiligers inhuren die een keurmerk evenementenbeveiliging hebben (zie ook het kader elders op deze pagina).

MVO
Bij meetings en events speelt maatschappelijk verantwoord ondernemen een steeds prominentere rol. Gelukkig zijn hier bij accommodaties al grote slagen gemaakt en zijn inmiddels al 207 hotels en 33 congresaccommodaties houder van een GreenKey (www.greenkey.nl ). Hiermee weet de organisator in één oogopslag dat een bedrijf serieus werkt maakt van duurzaamheid.
En voor het certificeren van een totaal evenement kan je straks gebruik maken van een nieuwe ISO-norm die in ontwikkeling is en de standaard in duurzame evenementen moet gaan worden. De Olympische Spelen in London zijn conform de richtlijnen van de ISO 20121-norm georganiseerd.

Vakorganisatie Meeting Professionals International heeft overigens de Sustainable Event Measurement Tool ontwikkeld, een handige online tool die organisatoren helpt bij het in kaart brengen van en rapporteren over de duurzaamheid van hun bijeenkomst. Het helpmenu van de tool bevat handige checklists per onderdeel van een bijeenkomst (zoals accommodatie, destinatie, F&B en vervoer).

De kracht van je netwerk
Geen officiële regeling of keurmerk, maar wel één van de meest krachtige beschikbare bronnen om de kwaliteit of het voorzieningenniveau van een leverancier te bepalen is de ervaring van referenties. Misschien heeft een directe collega ervaring met de locatie die je op het oog hebt. Maar denk ook eens aan de leden van de (vak-)vereniging waar je lid van bent. Het raadplegen van bevriende organisatoren levert vaak heel waardevolle informatie op over hoe werken met een accommodatie of dienstverlener in de praktijk uitpakt.

De opkomst van reviews en social media
Een groeiend fenomeen om de ervaringen van (on-)bekenden makkelijk tot ons te nemen zijn de review-websites. In Nederland kennen we vanuit de consumentenmarkt al diverse bronnen waar gebruikers hun ervaringen achterlaten, zoals IENS, Booking.com, LookingforBooking en Zoover.
Ook voor de vergadermarkt zijn er al diverse review-sites ontwikkeld, en hoe meer boekers er gebruik van gaan maken hoe waardevoller deze sites worden.
(update nov 2013): Overigens blijkt het wel lastig om dit in Nederland van de grond te krijgen, want enkele initiatieven bestaan inmiddels niet meer. De congres- en vergaderclassificatie heeft haar vergaderervaring.nl inmiddels geintegreerd in de vergaderhamer-website, zodat zoeken en beoordelen in één site zitten. Een paar maanden geleden is een veelbelovend nieuw initiatief gestart – MeetingroomReview. Verder kan je op diverse zoek- en boekwebsites een beoordeling achterlaten.

Een andere manier om meer over een bedrijf te weten te komen is door de naam eens in te typen op de sites van vakmedia of Google. En de nieuwste bron van informatie is natuurlijk via Social Media. Een vraag om feedback kan je prima uitzetten via de LinkedIn-groepen waar je lid van bent of stellen via twitter (#durftevragen of #dtv). En wie weet worden in de toekomst de ‘likes’ op Facebook ook nog eens een goede graadmeter.

Lees ook deel I: De waarde van een erkenning of keurmerk

Nico Meyer, CMM

Nico Meyer, CMM is Managing Director van MeetingMonitor en Qmatters. Hij is initiatiefnemer van Congreswereld.nl, de online vakinformatiebron voor meeting professionals door meeting professionals, waar hij tot eind 2013 ook hoofdredacteur was. Vanuit meer dan 20 jaar ervaring in de hospitality en congresbranche ontwikkelde een passie voor alles wat met congressen te maken heeft. Zijn missie: Betere congressen en events mét toegevoegde waarde! More

Plaats een Reactie

*
* (niet zichtbaar)

*