Trainingslocatie of Congreslocatie?

door sep 25, 2018Tips & Tools

Wat is je nog bijgebleven van de trainingen waar je ooit aan deelgenomen hebt? Waarschijnlijk heb je van de inhoud slechts een klein deel onthouden, terwijl je nog precies alle details over de locatie weet te herinneren. En op feestjes worden niet de verhalen over wat je geleerd hebt verteld. Het gaat daar over de onvriendelijke receptionist, de slechte internetverbinding en de ‘hei-sessie’ die de hele dag verstoord werd door een stampende ‘hei-machine’.

Een training is geen congres

Net als bij congressen gaat het bij trainingen en cursussen om kennisoverdracht, maar daar houdt de vergelijking op. Je maakt dan ook heel andere afwegingen als je de locatie gaat selecteren voor een training of cursus. De accommodatie waar je altijd zo plezierig jouw congressen organiseert is niet automatisch ook geschikt om jouw training te houden. Je wilt zeker weten dat de accommodatie ook voldoende ingespeeld is op trainingsgroepen. Een echt congresbedrijf opereert nu eenmaal anders dan een vergaderlocatie. Zodat je onaangename verrassingen kunt voorkomen.

  • Om te beginnen heb je bij een training met ‘individuen’ te maken, die aandacht willen en met vragen en wensen rondlopen. 15 cursisten vragen doorgaans veel meer aandacht dan 500 congresgangers, die meer met elkaar bezig zijn en meegaan in de stroom van het congres. De indeling en services van de accommodatie moet hier dan ook bij passen.
  • Bereikbaarheid is weliswaar belangrijk, maar van iets andere orde dan wanneer je 500 man uit het hele land om 09.00 uur bij elkaar wil hebben. De ‘reisbereidheid’ voor een meerdaagse training is vaak wat groter, waardoor je uit veel meer locaties kunt kiezen.
  • Een inspirerende omgeving doet wonderen! Dit kun je zoeken in een mooie landelijke omgeving. Maar ook een bijzonder gebouw (al dan niet in een grote stad) of een bijzondere inrichting kunnen veel goed doen.
  • Een training volgen is een inspannende bezigheid. Deelnemers zoeken daarom graag wat ontspanning om de batterij tussentijds weer even op te laden. Zet dit soort voorzieningen dus op jouw wensenlijstje als je locaties gaat selecteren. En controleer ze ook! Maar al te vaak blijkt het ‘compleet geoutilleerde fitnesscentrum’ uit slechts één loopband en kapotte fiets te bestaan.
  • De zaal is niet gauw te klein! Tijdens een uurtje workshop op een congres kun je met heel wat minder m² toe als wanneer je twee dagen in een ruimte moet doorbrengen. Wees bij het boeken helder wat jouw wensen zijn qua m², want een (congres-)accommodatie zal doorgaans normen hanteren van ca. 1m²/persoon (theater), ca. 1,5-2m²/persoon (school) en ca. 2,5m²/persoon (U-opstelling). In de huidige tijd waarin we veel interactie willen en veel kunnen ‘doen’ beweegt een deelnemer zich bij een training het lekkerst als hij minimaal 5 à 6m² per persoon ter beschikking heeft.
  • Een congreslocatie moet maximale flexibiliteit bezitten om aan alle gewenste opstellingen te voldoen. Dit vraagt om makkelijk verplaatsbaar en stapelbaar meubilair. Vaak betekent dit een grote concessie aan kwaliteit, afmeting én comfort. Als cursisten één of meerdere dagen intensief aan de slag zijn in een zaal, zijn ruime tafels (min. 80cm breedte pp.) en een zeer goede stoel van het grootste belang. Een banqueting-stoel is vaak niet geschikt om langere tijd op door te brengen. Bevat het zalenoverzicht op de website van een accommodatie veel verschillende opstellingen en koppelbare zalen, vraag dan vooral goed door naar wat je kunt verwachten.
  • Hoe vaak komt het niet voor dat er nog snel een paar printjes gemaakt moeten worden, of dat er even overlegd moet worden over programmawijzigingen? Een trainingslocatie is op dit soort verzoeken ingesteld. Bij een congreslocatie is men meer gewend om alle dienstverlening op te starten, specifiek voor een bijeenkomst. Verwacht daarom niet dat je automatisch iemand treft zodra je de deur van de zaal open doet. Vraag goed na hoe de serviceverlening geregeld is.

Voor elke nieuwe locatie geldt: Zorg dat je jouw doelstellingen, doelgroep en verwachtingen helder hebt wanneer je aan het zoeken/selecteren begint en investeer tijd in een site inspectie.

Een passende locatie is een belangrijke schakel in het succes én rendement van jouw training of cursus!

Nico Meyer

Nico Meyer

Als onafhankelijk sparringpartner met bijna 30 jaar ervaring met events (organiseren, accommoderen en faciliteren) help ik je graag om maximale impact met jouw congressen en events te realiseren. Door een strategische aanpak, samen doelstellingen helder te maken, deze door te vertalen naar het ontwerp van je event én de effecten te meten, zodat je de waarde/impact aan kan tonen. Mijn missie: Betere congressen en events mét toegevoegde waarde!

Recente berichten

ROI, ROO, ROE…ROWhatever vragen ze nu eigenlijk?

ROI, ROO, ROE…ROWhatever vragen ze nu eigenlijk?

Als event planner heb je de vraag vast al eens in een of andere vorm gesteld gekregen: “Wat is de Return on Investment (ROI) van ons event?” Misschien heeft men het niet over ROI, maar over ROO of ROE of heeft men nog een andere benaming voor het ‘resultaat’ van het...

4 succesfactoren voor een effectief congres

4 succesfactoren voor een effectief congres

Waren alle congressen en events die je ooit georganiseerd of gefaciliteerd hebt geslaagd? Neem eens de meest succesvolle in gedachten en het kan bijna niet anders dan dat ze aan 4 kritische factoren voor succes voldeden. Welke analyse we ook maakten in de meer dan 20...

Survivaltips voor de eindejaars-/nieuwjaarsborrel

Survivaltips voor de eindejaars-/nieuwjaarsborrel

Ben jij een Yippie, Yuk of Yukyuk-type? December en januari, het einde van het oude jaar en de start van een nieuw jaar. Dat gepaard gaat met de gebruikelijke eindejaars- en nieuwjaarsborrels. Niet alleen van de organisatie waar je werkzaam bent, maar ook vele...

Een event staat of valt met heldere doelen!

Een event staat of valt met heldere doelen!

Als iemand jou vraagt alle bijeenkomsten op te noemen waar je in het afgelopen half jaar aan deelgenomen hebt. Welke zijn je heel goed bijgebleven? Waardoor kwam dat? En waarom moet je voor andere echt je agenda erbij pakken om te herinneren dat je er geweest bent?...