Event waarde vergroten én aantonen

Hoe mooi zou het zijn als elke bijeenkomst perfect afgestemd is op ieders behoeften en verwachtingen, gelijktijdig álle doelen realiseert én we dat nog aan kunnen tonen ook?

Congressen en Meetings zijn er genoeg, maar zijn we ons altijd bewust van de toegevoegde waarde die ze opleveren? Er wordt tenslotte veel in geïnvesteerd, dan is het eigenlijk vanzelfsprekend dat je wil weten wat die investering oplevert, voor alle betrokken stakeholders.

Of je nu organisator, accommodatie of toeleverancier bent, jij wilt dat jouw bijdrage er toe doet. Tevreden deelnemers en sponsoren, die jouw event ‘rijker’ verlaten dan ze gekomen zijn. Ongeacht of dat een fysieke of online deelname was.

Bij MeetingMatters dromen we van een wereld waarin alleen nog maar aantoonbaar effectieve en impactvolle events georganiseerd worden. Ongeacht of deze fysiek, online of in een hybride vorm plaatsvinden.

Onze aanpak voor effectieve events:

Event strategie

Een congres of event (zowel fyiek, online als hybride) is een van de meest effectieve instrumenten om voor jouw organisatie, vereniging of instelling waarde te creëren. We ondersteunen jou bij het ontwikkelen van een eenduidige strategie voor jouw events, zodat ze precies dat effect hebben dat je voor ogen hebt.

Lees hoe we dit doen

Doelstellingen bepalen

Het event is nooit een doel op zich. De betrokken partijen hebben doelen en die wil je optimaal vertalen naar het event. We helpen je om de doelstellingen van de verschillende stakeholders helder te krijgen én zodanig geformuleerd dat ze meetbaar worden. En dat op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau.

Lees hoe we dit doen

Event Design

Vanuit heldere doelstellingen kun je aan de slag met de vorm en inhoud van je event. Welke beweging of gedragsverandering wil je realiseren? Samen met jouw team en betrokken stakeholders maken we de vertaalslag naar het ontwerp van je event. We adviseren hoe en op welke manier je de verschillende elementen van je event daaraan bij kan laten dragen.

Lees hoe we dit doen

Uitvoering

Een succesvol event of congres staat of valt met een vlekkeloze uitvoering, waarbij alles op zijn plaats valt. Dat laten we graag aan professionals zoals jij over. Tijdens deze fase zijn we uiteraard beschikbaar voor je om te sparren, als je daar behoefte aan hebt. Of je kan ons inzetten als dagvoorzitter/ moderator of LEGO© SERIOUS PLAY© facilitator.

Lees hoe we dit doen

Meten

Een eerste indruk vanuit je eigen observatie vertelt je al veel over hoe je event verlopen is. Met beschikbare eventdata en feedback vanuit deelnemers, sponsoren en andere betrokkenen, kun je objectief inzicht creëren. Wij zorgen dat je via de juiste metingen tevredenheid en effecten gedetailleerd in kaart kan brengen.

Lees hoe we dit doen

Resultaten & impact (ROI)

Jouw stakeholders willen weten of het ‘gelukt’ is om doelstellingen te realiseren en verandering teweeg te brengen. Om te kunnen vaststellen wat de impact en effectiviteit van het event en de eventstrategie geweest zijn. We verwerken de data en inzichten tot compacte en actiegerichte rapportages en koppelen deze aan de betrokkenen terug.

Lees hoe we dit doen

Resultaten
& Impact

Uitvoering

Event Design

Meten

Doelstellingen

Event
strategie

Eventimpact vergroten 

“Wij geloven dat de meest duurzame beslissing die je kan nemen voor je event, is zorgen dat het écht waardevol is voor alle betrokken stakeholders.”

Wij begrijpen jouw positie als geen ander, omdat we bijna 30 jaar ervaring hebben in het volledige spectrum van events (we zijn zelf actief geweest als organisator, accommodatieverschaffer, marketeer én toeleverende partner). Zo hebben we veel inzichten en kennis opgedaan en is onze rugzak gevuld met praktische tools. We zetten onze expertise graag voor jou en je team in om je events nog waardevoller te maken.  

Ons onderscheidend vermogen zit hem in het zien en creëren van kansen, het verbinden van elementen en partijen zodat ze samen nog meer waarde toevoegen. Daarnaast zijn we in staat ingewikkelde zaken eenvoudig te maken en op een pragmatische manier strategie en operatie samen te brengen. 

Waarbij we uitsluitend doen wat nodig is, zodat we altijd waarde toevoegen!

Wat we concreet voor je kunnen doen:

Voor de bijeenkomst

Doelstellingen helder en meetbaar maken
Om een event optimaal in te kunnen richten op het bereiken van de gewenste effecten / gedragsverandering, zijn helder geformuleerde doelstellingen vanuit de opdrachtgever nodig. Vanuit onze expertise helpen wij je graag doelstellingen te concretiseren én te vertalen naar meetbare indicatoren. We doen dit met behulp van oa. de ROI Methodology en EPI’s.

Verwachtingen en behoeften in kaart brengen
Je wilt wat van de bezoekers, maar zij willen ook wat van jou! Hoe beter je weet wat jouw bezoekers verwachten van je event en wat hun behoeften zijn, hoe beter je hier op kunt inspelen. Door gericht onderzoek te doen onder (een deel van) de doelgroep, krijg je helder inzicht in wat de drijfveren en wensen van jouw toekomstige bezoekers zijn.

Doelstellingen en verwachtingen vertalen naar het eventdesign
Het organiseren van een effectief event is een specialisme. Wij ondersteunen en inspireren jou en de partners die jouw event organiseren graag met het vertalen van de organisatie doelstellingen en deelnemer verwachtingen naar het ontwerp van het event. We doen dit met behulp van oa. het #EventCanvas en Delegate Journey mapping.

Beleving en behoeften in kaart brengen
We brengen gericht zaken in kaart. Vooraf kan dit bijvoorbeeld gaan om een inventarisatie van verwachtingen, sprekersuggesties of een 0-meting (om achteraf te kunnen vergelijken). We maken gebruik van wat je al voor je event ingezet hebt (zoals registratiesystemen, apps en interactietools), en vullen aan met instrumenten om aanvullende feedback te vergaren. We gebruiken hiervoor oa. onze in eigen beheer ontwikkelde, evaluatie-/effectmetingtool.

Tijdens de bijeenkomst

Moderator / Facilitator / Dagvoorzitter
Als bevlogen moderator/dagvoorzitter begeleidt Nico Meyer ook events en sessies. Eén van zijn drijfveren is om ‘gezonde mensen beter te maken’, wat hij graag in de praktijk breng door deelnemers tijdens sessies het beste uit zichzelf en elkaar te laten halen. Als mensen en organisaties zich ‘willen’ ontwikkelen, helpt hij je resultaten te boeken! Een methodiek die Nico omarmt heeft is de LEGO® SERIOUS PLAY® methodiek, die op vele manieren ingezet kan worden om de effectiviteit van events te vergroten.

Beleving en effecten in kaart brengen
We brengen gericht resultaten in kaart. Tijdens de bijeenkomst kan dit bijvoorbeeld gaan om spreker-feedback, tussentijdse operationele feedback (zodat je nog kunt aanpassen voor het vervolg) of sentiment metingen. We maken gebruik van wat je al voor je event ingezet hebt (zoals registratiesystemen, apps en interactietools), en vullen aan met instrumenten om aanvullende feedback te vergaren. We gebruiken hiervoor oa. onze in eigen beheer ontwikkelde, evaluatie-/effectmetingtool.

Na afloop van de bijeenkomst

Beleving en effecten in kaart brengen
We brengen gericht resultaten in kaart. Na afloop kan dit gaan om de ervaring, operationele verbeterkansen, waardering voor het evenement, leereffecten, toegevoegde waarde voor de deelnemers en (voorgenomen) acties/gedrag. We maken gebruik van wat je al voor je event ingezet hebt (zoals registratiesystemen, apps en interactietools), en vullen aan met instrumenten om aanvullende feedback te vergaren. We gebruiken hiervoor oa. onze in eigen beheer ontwikkelde, evaluatie-/effectmetingtool.

Inzicht in rendement en praktische adviezen
Jouw evenement (zowel online als onsite) levert via vele kanalen een schat aan data. Al die data en feedback vertalen naar inzichten, zodat het waardevol en relevant wordt, dat vinden wij een sport. We zorgen dat je effectieve, handzame stuur- en verbeterinformatie tot je beschikking hebt, afgestemd op de ontvanger, zodat iedereen over het voor hem of haar wenselijke detailniveau van de informatie beschikt.

Actief betrokken partner
En vanuit onze bijna 30 jaar ervaring met het zelf organiseren én faciliteren van congressen en events, geven we je praktische adviezen om toekomstige events verder te verbeteren of het effect van je huidige event in de post-event beleving nog verder te vergroten. Jouw succes is wat ons drijft en automatisch ook ons succes bepaalt.

Betrokken en op maat

Onze aanpak is altijd maatwerk. We kijken met jou wat precies je vraag of wens is. En of,  hoe en waar we op de meest effectieve manier waarde kunnen toevoegen.  
Uiteraard beschikken we over de nodige instrumenten en tools die we voor je in kunnen zetten, zoals:  

Strategie - Doelstellingen - Design

  • Meeting-Objective-Mapping (oa. ROI Methodology)
  • Strategie sessies (oa. LEGO© SERIOUS PLAY©, Roadmaps)
  • EventDesign (oa. EventCanvas, MeetingSafari)
  • Feedback- en Evaluatiesessies
Z

Meten

  • Online evaluaties (pre- en post-event surveys, effectmeting)
  • Focusgroup (persoonlijke eventfeedback)
  • MeetingScan, Mystery Delegate
  • Evaluatie/effectmeting terugkoppelsessies/-gesprekken

Sparren

  • Advisering (1-op-1 en teamsessies)

Begeleiden

  • Dagvoorzitter / Moderator
  • LEGO© SERIOUS PLAY© (Certified Facilitator)

Voor organisatoren

Ben jij opdrachtgever of organisator van congressen en events?  

Dan helpen we je graag om de doelstellingen voor je event glashelder én meetbaar te maken. Dit doen we voor elke stakeholder die bij het event betrokken is.

Desgewenst helpen we je om deze door te vertalen naar het ontwerp van je evenement (EventDesign). We ondersteunen je om je partners/toeleveranciers optimaal te betrekken en vanuit hun expertise de doelstellingen te laten ondersteunen. Vaak leidt dit ook nog eens tot kostenbesparingen, omdat je precies weet welke investeringen waar en hoe waarde toevoegen. 

Voor het verzamelen van feedback helpen we je de goede vragen te stellen en de juiste data te verzamelen om aan te kunnen tonen hoe effectief jouw evenement is geweest. Uiteraard zorgen we voor een maatwerkrapportage van de uitkomsten en bespreken we (samen met jouw eventpartners) hoe een volgende editie nog meer waarde kan toevoegen. 

Voor accommodaties

Ben jij accommodatie of toeleverende partner van events?

Dan helpen we je graag om glashelder én meetbaar te maken hoe jij met jouw dienstverlening toegevoegde waarde kan brengen voor events.

Via klantevaluaties helpen we je de goede vragen te stellen, zodat jij optimaal inzicht hebt hoe en waar jij jouw expertise kan inzetten voor een event. Zo zorg je dat er niet langer in termen van kosten, maar in die van investeringen gesproken wordt.

Uiteraard helpen we je desgewenst ook om de juiste data te verzamelen om aan te kunnen tonen hoe effectief en impactvol jouw bijdrage is geweest en hoe je bij een volgend event nog meer waarde kan toevoegen.

Even vrijblijvend sparren? Neem contact op