Echte waarde creëren

Alle energie en investeringen die in congressen en events gestopt worden ook echt van toegevoegde waarde laten zijn voor deelnemers, opdrachtgever, organisatoren en andere stakeholders.

Wij helpen jou optimale impact met jouw events te realiseren, door samen met jou doelstellingen helder te maken, deze door te vertalen naar het ontwerp van je event én de effecten te meten, zodat je de (toegevoegde) waarde aan kan tonen. 

Results &
Impact

Event
strategy

Execution

Event Design

Measurement

Goal-setting

Event strategy

Een congres of event (zowel fysiek, online als hybride) is een van de meest effectieve instrumenten om voor jouw organisatie, vereniging of instelling waarde te creëren. We ondersteunen jou bij het ontwikkelen van een eenduidige strategie voor jouw events, zodat ze precies dat effect hebben dat je voor ogen hebt.

  • Als onafhankelijk sparringpartner adviseren we je op het gebied van waardecreatie. We vertrekken vanuit de organisatiestrategie en helpen deze vertalen naar wat dit voor je events betekent. Dat kan overkoepelend voor al je events zijn, of gericht op één specifiek evenement. Hoe je dit het beste in kan zetten, zodat de bijdrage voor de organisatie maximaal is.
  • We doen dit via een interactieve teamsessie of 1-op-1 advies, waarbij we tools als ROI methodiek, Objective-mapping, EventCanvas, MeetingSafari’s, Roadmaps en LEGO© SERIOUS PLAY© inzetten.

Goalsetting

Het event is nooit een doel op zich. De betrokken partijen hebben doelen, die je optimaal wil vertalen naar het event. We helpen je om de doelstellingen van de verschillende stakeholders helder te krijgen én zodanig te formuleren dat ze meetbaar worden. En dat op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau.

  • Een doelstelling formuleren is al een uitdagende klus. Deze zodanig formuleren dat deze als leidraad voor je event kan functioneren én goed meetbaar is, blijkt in de praktijk nog uitdagender. Terwijl het zo belangrijk is; het helpt je nl. ook om alle bij het event betrokken partners mee te nemen op wat je wil bereiken. Zij kunnen dan al hun expertise inzetten om jouw helder geformuleerde doelen te ondersteunen.
  • Wij lopen warm voor zo’n uitdaging en helpen je graag bij het concretiseren én meetbaar maken van jouw doelstellingen.
  • We doen dit via een interactieve teamsessie of 1-op-1 advies, waarbij we kunnen putten uit toepassing van tools als ROI methodiek, Objective-mapping, EventCanvas, MeetingSafari’s, Roadmaps en LEGO© SERIOUS PLAY© inzetten.

Event Design

Vanuit heldere doelstellingen kun je aan de slag met de vorm en inhoud van je event. Welke beweging of gedragsverandering wil je realiseren? Samen met jouw team en betrokken stakeholders maken we de vertaalslag naar het ontwerp van je bijeenkomst.  We adviseren hoe en op welke manier je de verschillende elementen van je event daaraan bij kan laten dragen.

  • Als opdrachtgever of organisator heb je bepaalde doelen voor ogen. Maar deelnemers en andere stakeholders hebben zo hun eigen redenen voor deelname aan jouw event. Vanuit een gedetailleerde inventarisatie helpen we je om alle elementen van je evenement onder de loep te nemen en te bepalen hoe ze de beoogde ontwikkeling kunnen ondersteunen. Zodat dit leidt tot de gewenste gedragsverandering.
  • We ontdekken de guiding principles die jouw leidraad worden bij de verdere invulling van je evenement. Ze helpen je ook om de boodschap helder te kunnen vertalen naar marketing, partners/leveranciers, sprekers en interne stakeholders.
  • We doen dit via een interactieve teamsessie of 1-op-1 advies, waarbij we kunnen putten uit toepassing van tools als ROI methodiek, Objective-mapping, EventCanvas, MeetingSafari’s, Roadmaps en LEGO© SERIOUS PLAY© inzetten.

Execution

Een succesvol event of congres staat of valt met een vlekkeloze uitvoering, waarbij alles klopt. Dat laten we graag aan professionals zoals jij over.

  • Jij weet als geen ander hoe je een event succesvol moet organiseren. Zeker als je over heldere doelstellingen, goede guiding principles en gedetailleerd design beschikt.
  • Tijdens deze fase zijn we uiteraard beschikbaar voor je om te sparren, als je daar behoefte aan hebt.

Measurement

Een eerste indruk vanuit je eigen observatie vertelt je al veel over hoe je event verlopen is. Maar met beschikbare eventdata en feedback vanuit deelnemers, sponsoren en andere betrokkenen, kun je objectief inzicht creëren. Wij zorgen voor metingen die deze inzichten haarfijn in kaart brengen, van tevredenheid over het event zelf tot en met effecten.

  • We creëren inzicht door het uitvoeren van metingen en zorgen dat de juiste vragen gesteld worden om de gewenste informatie te verkrijgen. Feedback waarmee jij kan aantonen hoe het evenement zowel operationeel, tactisch als strategisch geslaagd is en bijgedragen heeft aan de gestelde doelen.
  • We doen dit oa. door (online) presurveys, post-event surveys en effectmetingen. Maar ook door MeetingScans en Mystery Delegates of focusgroepen.

Results & Impact (ROI)

Jouw stakeholders willen weten of het event ‘gelukt’ is. Zijn doelstellingen gerealiseerd, is waarde gecreëerd en verandering teweeg gebracht? Om zo te kunnen vaststellen wat de impact en effectiviteit van het event en de eventstrategie geweest zijn. We verwerken de data en inzichten tot compacte en actiegerichte rapportages en koppelen deze aan jou en de betrokken stakeholders terug.

  • Elk evenement levert een schat aan data op. Denk maar eens aan wat allemaal beschikbaar is het registratieformulier, de app-statistieken, interactietools en evaluaties. Maar data wordt pas waardevol als je het betekenis weet te geven. Zodat het je helpt om met de opgedane inzichten je volgende congres of event nog impactvoller te maken.
  • Wij zijn echte datavertalers. We kunnen verbanden leggen, relevante inzichten creëren en deze – vanuit onze jarenlange eigen ervaring met events – vertalen naar precies die oplossingen die echt effect opleveren. Door het grotere geheel goed te overzien kunnen we je niet alleen adviezen geven om je event te ontwikkelen, maar vaak vinden we ook oplossingen die kostenbesparingen opleveren.
  • We doen dit door een analyse van beschikbare data van je congres of event te maken en deze te koppelen aan de doelstellingen. De terugkoppeling doen we in actiegerichte rapportages, maar nog liever door samen met de betrokken partners in een terugkoppelsessie de uitkomsten te bespreken. Zo kunnen we samen tot verrassende oplossingen komen.

Inspirator

Bij MeetingMatters dromen we van een wereld waarin alleen nog maar aantoonbaar effectieve en impactvolle events georganiseerd worden. Ongeacht of deze fysiek, online of in een hybride vorm plaatsvinden.

Dat is ook de reden dat we onze kennis en inzichten over impact en waardecreatie bij events graag met jou en andere eventorganisatoren en -professionals delen. Zodat we je kunnen helpen nog impactvollere congressen en evenementen te organiseren.

We doen dat via artikelen,  presentaties, gastcolleges, trainingen en inspiratiesessies. Ook begeleiden we bijeenkomsten op dit gebied als dagvoorzitter/moderator.

j

Schrijven

Neem eens een kijkje op onze Inspiratiepagina met veel praktische tips

v

Spreken

Kijk hier waar we spreken of gesproken hebben (inclusief links naar handouts en tips) 

w

Sparren

We doen graag een #DigiCoffee of een face-to-face gesprek met je om van gedachten te wisselen over jouw vraagstukken

Sessies

Van tijd tot tijd organiseren we op eigen initiatief een (online) sessie over een relevant thema. 

Training

We verzorgen trainingen en teamsessies (incompany en open inschrijving) over event strategie, waardecreatie, evalueren en meten. We gebruiken in deze sessies methodieken als LEGO© SERIOUS PLAY©, EventCanvas en ROI Methodology.