4 succesfactoren voor een effectief congres

door sep 27, 2019Inspiratie, ROI en Effectiviteit

Waren alle congressen en events die je ooit georganiseerd of gefaciliteerd hebt geslaagd? Neem eens de meest succesvolle in gedachten en het kan bijna niet anders dan dat ze aan 4 kritische factoren voor succes voldeden.

Welke analyse we ook maakten in de meer dan 20 jaar dat we ons bezighouden met de effectiviteit van congressen, het zijn telkens deze 4 belangrijke factoren die samengebracht worden in het DNA van een succesvol congres:

1. De juiste redenen
De allerbelangrijkste factor wordt gevormd door de redenen waarom je een event gaat organiseren. ‘Omdat we het elk jaar doen’ horen we nog regelmatig, maar kwalificeert zich zeker niet als ‘juiste’. Al is het maar omdat de wereld verandert en je dus elke keer weer af moet vragen of dat ook effect heeft op jouw organisatie en dus ook jouw event.

In een eerdere column ‘Een event staat of valt met heldere doelen!‘ ging ik al dieper in op het belang van heldere doelstellingen en welke vragen je daarbij kunt stellen.

Als je niet haarscherp kunt vertellen waarom een event de juiste vorm is om je doelen te realiseren, moet je je afvragen of je wel aan het event moet beginnen. Of ga op z’n minst terug naar de tekentafel om zaken aan te scherpen en nog eens goed naast alternatieven te leggen.

2. De juiste mensen
Wat je verder ook doet met je evenement, hoe geweldig het ook opgezet en georganiseerd is en hoe relevant en aansprekend de content ook mag zijn, als je niet de juiste mensen weet te trekken naar je event, is het allemaal voor niets geweest.

Denk maar eens in: als je event gericht is op concrete business doen en contracten afsluiten, dan moeten de deelnemers wel beslissingsbevoegdheid hebben om die deals ter plekke te kunnen maken.

Of wat als je interactie tussen bijvoorbeeld verplegenden en medisch wil bereiken om gezamenlijk een probleem op te lossen? Dan moeten beide groepen wel in goede verhouding vertegenwoordigd zijn.

Kijk er dus heel goed naar in de marketing van je congres of je je echt op de juiste groepen richt, monitor registraties en stuur tijdig bij als dat nodig is.

3. De juiste boodschap
Vervolgens komt het er op aan om ook de juiste ‘boodschap’ te zenden. Is er een goede samenhang tussen doelstellingen, onderwerpen, inhoud van de content én de manier waarop het gebracht wordt? En wordt dat ook ondersteund door de sfeer en de logistieke opzet?

Komen ‘van elkaar leren’, ‘nieuwe contacten opdoen’ en ‘de diepte in gaan’ in jouw doelstellingen voor, zien deelnemers dit dan ook terug in het event? Is er voldoende gelegenheid om (al dan niet gefaciliteerd) te netwerken? Zijn er programma onderdelen en formats waar men echt gezamenlijk aan onderwerpen kan werken en kennis kan delen? En als je bijvoorbeeld overheid en burgers of directie en medewerkers dichter bij elkaar wil brengen, is de boodschap van de sprekers dan ook in lijn daarmee, of propageren ze juist stellingname en roepen ze op tot burgerlijke ongehoorzaamheid?

Een boodschap over ‘duurzaam en gezond’ kan ontkracht worden als het cateringassortiment een geheel ander signaal uitdraagt, met een overdaad aan ongezonde snacks en overduidelijk van ver ingevlogen exotische producten.

4. De juiste acties & resultaat
Deze laatste factor zegt alles over het realiseren van de gestelde doelen. Je hebt je event georganiseerd omdat je iets wil bereiken. Of deelnemers nu positiever over je organisatie gaan praten, collega’s vaker gaan raadplegen, producten of diensten gaan afnemen of opgedane kennis en geleerde vaardigheden gaan toepassen, je wil dat ze in beweging komen (iets anders gaan doen dan dat ze voor je event al deden).!

En daar zit het risico. Vaak wordt het aan de deelnemers zelf overgelaten om ‘de vertaalslag’ te maken, of is er überhaupt geen duidelijke ‘call to action’.

In het design van je evenement kun je al veel zaken inbouwen, die de deelnemer een duwtje in de juiste richting geven. Zo helpen concrete samenvattingen door de dagvoorzitter, reflectiemomenten, formats waarin deelnemers samen de content projecteren op hun eigen situatie. Of is het simpelweg een concrete inschrijfmogelijkheden of afspraken maken al tijdens het event.

En benut follow-up momenten om deelnemers te blijven informeren en stimuleren om tot actie over te gaan.

Uiteindelijk gaat het om resultaat, dus welke actie je ook beoogt, zorg dat je afgesproken hebt hoe je succes in kaart gaat brengen. Dat zal niet altijd zo makkelijk zijn als ‘het aantal orders in de eerste week na het event’. Bespreek wat wel een haalbare indicator is (bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen voor de nieuwsbrief) en welke ‘ruis’ daarbij acceptabel is (er kunnen ook nog andere oorzaken zijn die tot nieuwsbriefinschrijvingen leiden).

Dit artikel is origineel geschreven voor de MPI Nederland Academy

Nico Meyer

Nico Meyer

Als onafhankelijk sparringpartner met bijna 30 jaar ervaring met events (organiseren, accommoderen en faciliteren) help ik je graag om maximale impact met jouw congressen en events te realiseren. Door een strategische aanpak, samen doelstellingen helder te maken, deze door te vertalen naar het ontwerp van je event én de effecten te meten, zodat je de waarde/impact aan kan tonen. Mijn missie: Betere congressen en events mét toegevoegde waarde!

Recente berichten

ROI, ROO, ROE…ROWhatever vragen ze nu eigenlijk?

ROI, ROO, ROE…ROWhatever vragen ze nu eigenlijk?

Als event planner heb je de vraag vast al eens in een of andere vorm gesteld gekregen: “Wat is de Return on Investment (ROI) van ons event?” Misschien heeft men het niet over ROI, maar over ROO of ROE of heeft men nog een andere benaming voor het ‘resultaat’ van het...

Survivaltips voor de eindejaars-/nieuwjaarsborrel

Survivaltips voor de eindejaars-/nieuwjaarsborrel

Ben jij een Yippie, Yuk of Yukyuk-type? December en januari, het einde van het oude jaar en de start van een nieuw jaar. Dat gepaard gaat met de gebruikelijke eindejaars- en nieuwjaarsborrels. Niet alleen van de organisatie waar je werkzaam bent, maar ook vele...

Een event staat of valt met heldere doelen!

Een event staat of valt met heldere doelen!

Als iemand jou vraagt alle bijeenkomsten op te noemen waar je in het afgelopen half jaar aan deelgenomen hebt. Welke zijn je heel goed bijgebleven? Waardoor kwam dat? En waarom moet je voor andere echt je agenda erbij pakken om te herinneren dat je er geweest bent?...

Trainingslocatie of Congreslocatie?

Trainingslocatie of Congreslocatie?

Wat is je nog bijgebleven van de trainingen waar je ooit aan deelgenomen hebt? Waarschijnlijk heb je van de inhoud slechts een klein deel onthouden, terwijl je nog precies alle details over de locatie weet te herinneren. En op feestjes worden niet de verhalen over wat...