Ben jij ook op zoek naar dé ingrediënten om jouw deelnemers een sfeervolle en inspirerende bijeenkomstervaring te bieden? Een zoektocht op Google levert bij ‘sfeervol’, ‘inspirerend’ + ‘vergaderen’ en ‘congres’ steevast vele resultaten die refereren aan locaties. Daarnaast nog wat loftuitingen over onlangs gehouden en binnenkort te organiseren ‘inspirerende’ congressen.
Sfeervol
Natuurlijk is de uitstraling van de locatie sterk bepakend, maar een ‘sfeervol congres’ is in mijn optiek veel meer. Daarbij kun je zelf veel doen om de sfeer van je bijeenkomst te beïnvloeden:
- Een ‘gezellig’ kopje koffie. Vervang het standaard buffet met dito wachtrij eens door gezellige ‘huiskamers’, waar de gasten ook een cappuccino of espresso kunnen nuttigen met lekkernijen (zowel zoet als gezond) erbij. Net zoals in die gezellige koffiebarretjes waar je graag komt.
- What’s in a name. Zelfs de manier waarop je de namen op de badges vermeldt is van invloed op de onderlinge sfeer. Het gebruik van duidelijke voornamen (dus eerst groot voornaam, daaronder pas achternaam en bedrijf) stimuleren lossere omgangsvormen. Met een meer informele sfeer tot gevolg.
- Speel met de zintuigen. Bij diverse accommodaties kun je met behulp van (LED-)verlichting met kleuren de sfeer beïnvloeden. Daarnaast kun je met een creatieve catering de geur- en smaakzintuigen op een verrassende manier prikkelen. De geur van vers gebrande koffie of vers gebakken appeltaart doet wonderen.
- Entertain je gasten. Overweeg de inzet van (animatie-)acteurs om op bijzondere wijze bij te dragen aan de sfeer van je bijeenkomst. Een ontvangst-act kan uitkomst bieden om mensen aan elkaar te koppelen (voor velen is er toch een drempel om zelf op een onbekende af te stappen).
Inspirerend
De kwalificatie ‘inspirerend’ is al even ongrijpbaar (inspiratie voor de één is een boeiend verhaal, en voor een ander weer de onderlinge contacten met vakgenoten). Enkele suggesties om zelf een inspirerende setting te creëren:
- Een boeiend verhaal vs. pure kennis. Kijk goed of de spreker niet alleen ter zake kundig is, maar ook over goede presentatie skills beschikt.
- Breng mensen bij elkaar. Laat niet alleen je deelnemers, maar vooral ook sprekers, vip’s, directie etc. met de andere gasten mengen (al dan niet met behulp van matchmaking tools). Je zult versteld staan van de positieve waardering voor jouw bijeenkomst, wanneer men ‘de keynote speaker’ of ‘de grote baas zelf’ persoonlijk ontmoet heeft.
- Verleng de ervaring. Met behulp van tools als congres-apps, online communities, afspraken-planners en goede sociale media inzet kun je al vanaf lang vóór het congres tot ver nà het event mensen bij elkaar brengen en over onderwerpen laten discussiëren.
- Personaliseer. Ieder mens wil graag als individu (h)erkend worden. Denk verder dan de ‘persoonlijke’ badge en zorg voor een persoonlijke welkomstboodschap. Dat kan via de App of op een scherm in de ontvangstruimte. En heb je nog papieren programmabokjes, overweeg eens om die te personaliseren. Een persoonlijk berichtje via WhatsApp of sms maakt ook indruk.
- Draai de rollen om. Leun ter voorbereiding eens goed achterover en bedenk wat jou zou inspireren als je zou deelnemen aan jouw eigen congres. Goed inleven in die andere rol levert je gegarandeerd interessante inzichten op.
- Roep de hulptroepen in! Tijdens (netwerk-)bijeenkomsten van vakorganisaties kun je fantastisch ideeën en ervaringen uitwisselen met vakgenoten. Of huur een professionele ‘brainstormer’ in om te helpen de ideeënstroom op gang te brengen.
Bovenstaande is een kleine selectie van ingrediënten ter inspiratie. De exacte receptuur en mix is uiteraard aan jou, ‘sfeerzout- en inspiratiepeper’ naar smaak van jouw doelgroep toe te voegen…
