Drie organiseren, twee betalen

door nov 9, 2011Inspiratie

Vorige week kreeg ik een opmerkelijk persbericht onder ogen, dat zo begon:
‘Alle goede dingen komen in drie zeggen ze’. Congrex Zweden neemt dit oude gezegde serieus en kondigde aan dat het de exclusieve leverancier van drie prestigieuze medische congressen is die in 2013 in het Zweedse Uppsala gehouden worden.

Op zich geen nieuws waar de Nederlandse congresbranche wakker van ligt, of toch wel?
Toen ik het persbericht wat verder bestudeerde bleek er meer aan de hand. Congrex produceert niet alleen de drie congressen, maar heeft er tevens voor gezorgd dat ze aansluitend aan elkaar plaatsvinden. Een actie die alle drie de betrokken organisaties veel voordeel oplevert.

De congressen die het betreft zijn de Zweedse nationale congresssen Radiologie Week, Chirurgie Week en Orthopedische Chirurgie Week, gezamenlijk goed voor zo’n 6000 deelnemers. Het is de eerste keer dat deze bijeenkomsten achter elkaar zullen plaatsvinden op één plaats. Voorheen vonden de congressen in verschillende steden en verschillende perioden van het jaar plaats.

Je kunt je direct indenken dat een dergelijke planning vele voordelen moet hebben voor alle organisaties.
Volledige technische installaties en podiuminrichting kunnen één keer opgebouwd worden en drie weken lang gebruikt. Elk congres hoeft het alleen maar verder ‘op smaak’ te maken dat het bij de eigen uitstraling past. Ook wordt er naast het congrescentrum een grote tent gebouwd voor het beursgedeelte van de congressen. Stel je de besparing eens voor ten opzichte van drie keer een tent bouwen. En een goed internet-infrastructuur voor een dergelijk congres is ook niet goedkoop, dus één keer neerleggen in plaats van drie keer is een aantrekkelijke optie. Om nog maar niet te praten over de inkoopkracht voor het volume aan hotelkamers, de catering, de social events en ga zo maar door.
Aan de andere kant biedt het de congreslocatie, hotels en vele toeleveranciers ook een aantrekkelijk perspectief. Zij weten zich verzekerd van drie weken business met een omzet die ook zij kunnen realiseren met veel minder op- en afbouwinzet.

De keerzijde van de medaille
Er moet haast wel een addertje onder het gras zitten, want het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Zo moet de organisator wel de capaciteit hebben om drie van zulke congressen back-to-back te kunnen handlen. Congrex kan een tijdelijk kantoor opzetten en dat gedurende een aantal weken op locatie bemensen, maar niet iedere pco zal daartoe in staat zijn.
En als je een dergelijke move wil opzetten, zal het een hele kluif zijn om drie weken lang bijna een hele stad te kunnen claimen. Het zal dus jaren van voorbereiding vragen om grote congressen bij elkaar te kunnen huisvesten.
Maar verder zie ik niet zoveel nadelen, zolang de deelnemers maar niet uit dezelfde doelgroep afkomstig zijn. Er zullen niet veel mensen zijn die op twee of drie weken ‘congres’ zitten te wachten, en zeker niet als deze in dezelfde plaats zijn en ze het risico lopen drie maal hetzelfde social event voorgeschoteld te krijgen.

Waarom dan niet vaker?
De grote vraag die bij mij bij het lezen van het bericht opkwam is dan natuurlijk waarom dit niet veel vaker gebeurt? Willen we met z’n allen niet efficiënt zijn en besparingen realiseren, of zitten er toch meer technische of andersoortige beperkingen in de weg?
Of zouden we gewoon niet weten waar te beginnen? Op die vraag heb ik wel een antwoord: Ga netwerken! Leer collega-organisatoren kennen bij vakverenigingen, netwerk- en businessclubs en  ga er eens over in gesprek. Of leg de vraag eens neer bij de accommodatie waar je gaat boeken.

Ik ben benieuwd naar jouw gedachten. Wil je ze delen, laat het me weten via twitter @congreswereld of mail naar redactie@congreswereld.nl

Nico Meyer

Nico Meyer

Als onafhankelijk sparringpartner met bijna 30 jaar ervaring met events (organiseren, accommoderen en faciliteren) help ik je graag om maximale impact met jouw congressen en events te realiseren. Door een strategische aanpak, samen doelstellingen helder te maken, deze door te vertalen naar het ontwerp van je event én de effecten te meten, zodat je de waarde/impact aan kan tonen. Mijn missie: Betere congressen en events mét toegevoegde waarde!

Recente berichten

ROI, ROO, ROE…ROWhatever vragen ze nu eigenlijk?

ROI, ROO, ROE…ROWhatever vragen ze nu eigenlijk?

Als event planner heb je de vraag vast al eens in een of andere vorm gesteld gekregen: “Wat is de Return on Investment (ROI) van ons event?” Misschien heeft men het niet over ROI, maar over ROO of ROE of heeft men nog een andere benaming voor het ‘resultaat’ van het...

4 succesfactoren voor een effectief congres

4 succesfactoren voor een effectief congres

Waren alle congressen en events die je ooit georganiseerd of gefaciliteerd hebt geslaagd? Neem eens de meest succesvolle in gedachten en het kan bijna niet anders dan dat ze aan 4 kritische factoren voor succes voldeden. Welke analyse we ook maakten in de meer dan 20...

Survivaltips voor de eindejaars-/nieuwjaarsborrel

Survivaltips voor de eindejaars-/nieuwjaarsborrel

Ben jij een Yippie, Yuk of Yukyuk-type? December en januari, het einde van het oude jaar en de start van een nieuw jaar. Dat gepaard gaat met de gebruikelijke eindejaars- en nieuwjaarsborrels. Niet alleen van de organisatie waar je werkzaam bent, maar ook vele...

Een event staat of valt met heldere doelen!

Een event staat of valt met heldere doelen!

Als iemand jou vraagt alle bijeenkomsten op te noemen waar je in het afgelopen half jaar aan deelgenomen hebt. Welke zijn je heel goed bijgebleven? Waardoor kwam dat? En waarom moet je voor andere echt je agenda erbij pakken om te herinneren dat je er geweest bent?...