Wat was de meest inspirerende locatie waar u ooit een bijeenkomst georganiseerd heeft? En wat maakte deze zo sfeervol en inspirerend?
Waarschijnlijk is het antwoord sterk op uw persoonlijke voorkeuren gebaseerd. Waar ik maar mee wil zeggen dat een inspirerende en sfeervolle accommodatie voor een bijeenkomst boeken niet eenvoudig is. Wat voor u volledig aan de ‘criteria’ voldoet, roept niet automatisch bij iedereen hetzelfde beeld op.
Opvallend is de grote toename van bijzondere, verrassende en ongebruikelijke locaties. Vaak gerund door zeer gepassioneerde ondernemers die er alles aan doen om het u en uw deelnemers naar de zin te maken. Op zoek naar bijzondere vergaderbelevingen kunnen ‘ongemakken’ soms prima voor lief genomen worden, maar ze kunnen ook een echte killer voor het resultaat van uw bijeenkomst zijn.
Laat u niet alleen leiden door de aanblik van de accommodatie zelf, maar houdt ook de gewenste kwaliteit in de gaten.
Voorbeelden van ‘missers’ zijn er genoeg. O-zo-leuke locaties draaien in de praktijk niet zelden uit op een nachtmerrie. Wat dacht u bijvoorbeeld van:
- Een dikke pilaar die het zicht voor een groot deel van de groep belemmert of een balk die continu het beeld van de beamer doorkruist (omdat de projector nu eenmaal nergens anders geplaatst kan worden)
- De opgegeven zaalcapaciteit blijkt in die leuke locatie toch alleen maar haalbaar in ‘dubbellaags theater’-opstelling
- Het mooie historische pand blijkt geen klimaatregeling te hebben, waardoor uw deelnemers de hele dag afgeleid zijn door hun gevecht met koude of hitte
- Uw gasten staan voor een dichte deur van het buurthuis, omdat de vrijwilliger ziek blijkt te zijn. Geen zaal en geen koffie totdat vervanging alsnog geregeld is
Overigens is het geen automatische garantie dat een ‘gewone’ locatie wel altijd alles goed voor elkaar heeft. Maar wanneer u een buurthuis, kerkje, boerderij/hooischuur, moskee, museum, monument, bunker, vuurtoren, bioscoop, tent of andere bijzondere locatie overweegt, informeer u dan vooraf goed wat u kunt verwachten.
Een paar tips om u hierbij te helpen:
- Ga op basis van helder geformuleerde doelstellingen op zoek naar een passende locatie (niet elke locatie leent zich voor elk type bijeenkomst)
- Zal de locatie op uw deelnemers ook net zo inspirerend overkomen?
- Een site inspectie vooraf is geen overbodige luxe. Locaties die niet specifiek voor congressen of meetings gebouwd zijn, zijn alles behalve standaard. Daarom is het goed te weten wat bijvoorbeeld wel en niet aanwezig is. Ook het luxeniveau kunt u beter met eigen ogen vaststellen, ipv. af te gaan op foto’s of een website.
- Kleine locaties onderscheiden zich vaak met zeer persoonlijke (en persoonsgebonden) service. Bespreek vooraf in detail wat u verwacht en hoe wensen en mogelijkheden maximaal op elkaar afgestemd kunnen worden. Parkeer uw referentiekader even en laat ruimte aan de locatie. Zij weten als geen ander hoe zij u kunnen helpen het maximale uit uw bijeenkomst te halen.
- Check goed wat het voorzieningen niveau is. Een hooibaal als stoel is voor een uurtje nog wel te doen, maar is voor een dag training zeker niet geschikt. Welke technische voorzieningen zijn er en voldoen ze ook aan uw standaarden?
- Vaak is de charme van een bijzondere locatie dat uw gezelschap ook dingen zelf kan doen. Als u weet dat uw gasten bijvoorbeeld verondersteld worden de afwas zelf te doen, kunt u hier in uw programma rekening mee houden.
Overigens zijn er meer dan genoeg verhalen van zeer geslaagde en memorabele bijeenkomsten waar een ‘out-of-the-box’ setting tot inspirerende resultaten geleid heeft. Zo verhaalt een planner over deelnemers die jaren later nog praten over de inspirerende setting en de ongekende gastvrijheid van een meeting in een moskee. Een ander kon dankzij een vergadering tussen de koeien echte doorbraken realiseren met zijn team.
Een heldere doelstelling en goede voorbereiding kan ervoor zorgen dat inspiratie geen transpiratie wordt!
Dit artikel werd eerder als column gepubliceerd in de Acco.krant van Acco.nl.
